働き方改革と名刺の見過ごせない関係？！
少子高齢化による労働人口の減少や、仕事と育児・介護の両立ニーズの高まりなどから、生産性向上や効率化を意図した「働き方改革」が企業に求められています。
今回は、名刺発注業務の効率化による働き方改革の実践について書きたいと思います。
目次
１名刺にまつわる総務ご担当者様のお悩み
名刺の発注業務は、総務ご担当者様にとって意外と時間の掛かる作業です。作成対象者の所属や氏名、携帯電話番号などを把握することから始まり、名刺上のレイアウト決定、印刷業者へのデータ入稿、校正データのチェック、修正点の指示、返ってきた校正データのチェック、さらなる追加修正の指示・・・・・・。
手元に名刺が届くまで、かなりの時間を要します。しかも、新入社員が入社する時期や定期異動のタイミング、オフィス移転の際には対象者が一気に増えますので、発注業務だけで半日以上掛かることもあるでしょう。働き方改革が叫ばれる中、効率化を推進する良い方法はないでしょうか？
２効率化を阻んでいる要因
時間が掛かってしまう主な要因は、以下の3つが考えられます。
①各項目の入力・変更作業が煩雑
②印刷業者との校正のやり取りが多い
③部署変更に伴う所属の階層管理が大変
①については、一人一人異なっている情報を個人ごとに入力・変更することで、複数回作業が発生していないでしょうか？
②については、人数分の校正データをチェックし、修正点を個人ごとにFAXやメールで印刷業者に連絡する形になっていないでしょうか？
③については、部署異動が発生するたびに個人ごとの所属情報変更や重複有無のチェック、配送先の指定が発生してはいないでしょうか？
これらの作業は、いずれも「個人ごとに複数回、同じ種類の作業の繰り返し」で時間を取られてしまうという共通点がありました。
３Web発注システムで効率化
Web名刺注文システムに切り替えれば、上記問題の解決と同時に、働き方改革に通じる効率化が可能となります。
入力・変更作業は、CSV形式のリスト上で複数人の情報を一括して変換後、それをWebシステムに取り込むことで簡単に反映が完了します。
また、画面上で校正確認が完結するため、複数回にわたって印刷業者とFAXやメールのやり取りを行う必要がありません。
さらに、Web名刺注文システムの中には、複数拠点管理が行える機能を備えたものもありますので、わずらわしい所属の階層管理から解放されます。
結果的に、作業時間の削減による効率化をとおして、働き方改革を実践することが可能となります。
さいごに
当社のWeb名刺注文システム「会社の名刺」は、組織構造や管理部門の業務を熟知した上で考え抜いた充実機能により、多くのお客様からご好評を得て参りました。しかも、導入費用が不要となっておりますので、気軽に始めること可能です。
ご興味がございましたら、ぜひ一度当社までお問い合わせ下さい。
「働き方改革」の実現に向けて（厚生労働省）
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322.html
法人向けWeb名刺注文システム「会社の名刺」