事業の発展とともに、オフィスを移転なさる企業様は少なくありません。アクセスの良い立地で営業活動をスムーズに行いたい、キレイなオフィスで来訪者の第一印象を良くしたい、など理由は様々ですが、総務ご担当者様にとっては、移転に伴う手続きの多さに頭が痛くなることもあるのではないでしょうか？
今回は、オフィス移転の際に必要な印刷物について整理してみたいと思います。
目次
1挨拶状
取引先にオフィスが移転することをお知らせするご案内です。オフィスの移転は関係者にとって重要な情報ですので、遅くとも1ヶ月前にまでには届くように手配しましょう。手配自体にも時間が掛かりますので、実際は2～3ヶ月前から準備を始めると良いようです。
一般的には、はがきや単カードが用いられますが、丁重にご案内する場合は上質の用紙を使用した封筒入り単カードや二つ折りカードのご利用がおすすめです。
なお、挨拶状には句読点を入れないのが通例です。これは、明治時代以降に大人の文章を子供でも読みやすくする目的で標準化された、句読点の歴史に由来します。目上の方への手紙や相手に敬意を表す場合、句読点を用いるのは失礼にあたるという考え方が残っているのですね。
2封筒
会社の封筒に住所を入れている場合は、変更が必要です。今までの封筒を利用するのであれば、住所部分に新住所を印刷したシールを貼る方法がありますが、シールを貼る手間が掛かること、多少見た目の印象が悪くなることは否めません。
移転を機にデザインを一新したり、新しい用紙に変更してみることも良いですね。個人情報保護を重視した「透けない封筒」や「テープ付き封筒」など様々な種類がありますので、貴社の目的に合った封筒を考えてみましょう。
3パンフレット
会社案内や自社の製品・サービスを紹介するパンフレットも、住所や電話番号の変更が必要です。以前のパンフレットがまだ多く残っている場合はシールで対応することも可能ですが、封筒と同様に、移転をPRのチャンスと捉えて配色やレイアウトなどのデザインを一新なさる企業様もいらっしゃいます。
デザインを一新する際に大切なことは、各印刷物を統一されたイメージに基づいて作成する点です。これは、今後貴社が事業を拡大なさる際に、そのイメージがCI（コーポレートアイデンティティ）として、企業ブランディングの中核を担うことに繋がるためです。
4名刺
名刺にも住所が記載してありますので、変更が必要です。こちらはお客様にお渡しするものですから、新規に発注なさることをおすすめします。
なお、名刺は封筒やパンフレットと違い、従業員ごとに記載情報が異なりますので、人数や枚数によっては発注作業や発注量が膨大になります。移転までに各従業員の手元へ新しい名刺が届くように、早めに業者へ相談、依頼を行うようにしましょう。
さいごに
当社では、移転時に特に作業が多くなりがちな名刺の作成について、総務ご担当者様の負担を大幅に軽減できるシステムをご提案しております。リスト上で変更項目を一括変換できる機能や、お客様の拠点ごとに配送・発注管理ができる独自機能など、効率化に貢献できるシステムとなっております。
ご興味がございましたら、ぜひ当社まで一度ご相談下さい。
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